Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website https://wartezimmer-system.de verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Q-smart Aufrufanlagen GmbH
Königsberger Straße 21
51570 Windeck
Deutschland
Geschäftsführer: Tolga Tastan
Handelsregister: HRB 13906, Amtsgericht Siegburg
E-Mail: info@qsmartgmbh.de oder info@wartezimmer-system.de
Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum.

2. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird auf Servern der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch folgende Daten in Server-Logfiles erfasst:

  • IP-Adresse des anfragenden Geräts
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
  • HTTP-Statuscode
  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
  • verwendeter Browser und Betriebssystem

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern sowie ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (z. B. zur Abwehr von Angriffen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website. Die Logfiles werden wöchentlich rotiert und spätestens nach fünf Wochen automatisch gelöscht.

3. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Beim ersten Besuch unserer Website fragen wir Sie über ein Cookie-Banner, ob Sie der Nutzung von Statistik-Cookies (Google Analytics) und Marketing-Cookies (Google Ads) zustimmen und ob externe Medien (Google Maps, siehe Abschnitt 9) geladen werden dürfen. Ohne Ihre Einwilligung werden diese Dienste nicht geladen und keine solchen Cookies gesetzt. Rechtsgrundlage für technisch nicht notwendige Cookies ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Um Ihre Entscheidung zu speichern, setzen wir das Cookie „qsmart_consent“ mit einer Laufzeit von einem Jahr. Dieses Cookie ist für die Einwilligungsverwaltung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Zum Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) speichern wir außerdem Ihre Auswahl zusammen mit einer zufälligen Einwilligungs-ID, Ihrer gekürzten IP-Adresse (bei IPv4 wird das letzte Oktett, bei IPv6 alles nach den ersten 48 Bit auf null gesetzt) und dem Zeitpunkt; diese Nachweise löschen wir nach zwei Jahren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern: Cookie-Einstellungen ändern. Zusätzlich können Sie Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren.

5. Google Analytics

Wenn Sie in die Nutzung von Statistik-Cookies eingewilligt haben, verwenden wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics ermöglicht uns, die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Angebot zu verbessern.

Wir nutzen den Einwilligungsmodus von Google (Consent Mode). Solange Sie nicht eingewilligt haben, wird Google Analytics nicht geladen. Erst nach Ihrer Einwilligung werden Analyse-Cookies (z. B. „_ga“, „_ga_*“, Laufzeit bis zu zwei Jahre) gesetzt und Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Geräte- und Browserinformationen, ungefährer Standort verarbeitet. Ihre IP-Adresse wird dabei an Google übermittelt, bei Zugriffen aus der EU auf Servern in der EU nur zur Ermittlung des ungefähren Standorts verwendet und anschließend verworfen; Google Analytics 4 speichert keine IP-Adressen. Google Signals und die Datenfreigabe an Google für eigene Zwecke sind deaktiviert.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung von Daten an die Google LLC in den USA ist möglich; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) vorliegt. Daten auf Nutzer- und Ereignisebene werden in Google Analytics nach 14 Monaten automatisch gelöscht; zusammengefasste Statistiken ohne Personenbezug können länger gespeichert bleiben.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

6. Google Ads (Conversion-Tracking)

Wenn Sie in die Nutzung von Marketing-Cookies eingewilligt haben, nutzen wir das Conversion-Tracking von Google Ads der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. So können wir feststellen, ob Besucher, die über eine unserer Anzeigen auf die Website gelangt sind, anschließend Kontakt mit uns aufnehmen. Dabei werden Cookies wie „_gcl_au“ (Laufzeit 90 Tage) gesetzt und Informationen wie die Klick-ID der Anzeige, aufgerufene Seiten, Geräte- und Browserinformationen sowie Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Wir selbst können Sie anhand dieser Daten nicht identifizieren. Remarketing (erneute Anzeige unserer Anzeigen auf Grundlage Ihres Besuchs) setzen wir nicht ein.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen (Abschnitt 4) widerrufen können. Für die Verarbeitung im Rahmen des Conversion-Trackings sind wir und Google jeweils eigenständige Verantwortliche (Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms). Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

7. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie die Angaben in Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Die Angaben aus dem Formular werden uns per E-Mail zugestellt und nicht in der Website-Datenbank gespeichert. Unter dem Formular finden Sie einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). E-Mails an Adressen unter @wartezimmer-system.de werden auf unserem bei der IONOS SE gehosteten Server (siehe Abschnitt 2) verarbeitet; das Postfach unter @qsmartgmbh.de, an das auch die Nachrichten aus dem Kontaktformular zugestellt werden, betreibt die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Beide Anbieter sind als Auftragsverarbeiter in Deutschland für uns tätig. Ihre Anfragen löschen wir, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Handels- und Steuerrecht, bis zu zehn Jahre) entgegenstehen.

8. Spam-Schutz mit Google reCAPTCHA

Zum Schutz unseres Kontaktformulars vor Spam und automatisierten Zugriffen verwenden wir ausschließlich auf der Kontaktseite Google reCAPTCHA der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Auf allen anderen Seiten wird reCAPTCHA nicht geladen. Beim Aufruf der Kontaktseite werden Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die aufgerufene Seite sowie Informationen über Ihre Interaktion mit dem Formular an Google übermittelt; reCAPTCHA kann außerdem Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen. Das reCAPTCHA-Element lädt dabei auch eine Schriftart von Servern der Google (fonts.gstatic.com).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unseres Kontaktformulars und unseres Postfachs vor Missbrauch und Spam. Der Zugriff auf Ihr Endgerät ist für die von Ihnen aufgerufene Kontaktmöglichkeit unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), da das Formular ohne diese Prüfung nicht abgesendet werden kann. Wenn Sie reCAPTCHA vermeiden möchten, können Sie uns jederzeit direkt per E-Mail an info@wartezimmer-system.de erreichen. Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage des Cloud Data Processing Addendum und verwendet sie nur zur Bereitstellung des Spam- und Missbrauchsschutzes. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Gegen diese Verarbeitung können Sie nach Art. 21 DSGVO Widerspruch einlegen (Abschnitt 12).

9. Google Maps

Auf unserer Kontaktseite binden wir eine Karte von Google Maps (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ein, um Ihnen unseren Standort und die Anfahrt anzuzeigen. Die Karte wird nicht mit der Seite geladen, sondern erst, wenn Sie auf „Inhalt laden“ klicken (dann nur diese Karte, ohne dass Ihre Wahl gespeichert wird) oder der Kategorie „Externe Medien“ zustimmen (im Cookie-Banner über „Alle akzeptieren“ oder in den Cookie-Einstellungen). Im zweiten Fall wird die Karte bis zu Ihrem Widerruf automatisch angezeigt. Erst wenn die Karte geladen wird, werden Ihre IP-Adresse sowie Geräte- und Browserinformationen an Google übermittelt, und Google kann Cookies setzen; Name, Speicherdauer und Zweck dieser Cookies legt Google fest. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen (Abschnitt 4) widerrufen können. Für die Verarbeitung im Rahmen von Google Maps ist Google eigenständiger Verantwortlicher; weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).

Die Kategorie „Externe Medien“ umfasst außerdem Videos von YouTube (Google Ireland Limited) und Vimeo (Vimeo.com, Inc., USA). Solche Videos setzen wir derzeit nicht ein; sollten wir sie künftig einbinden, gilt das oben Gesagte entsprechend, und wir ergänzen diese Datenschutzerklärung.

10. Schriftarten

Die auf unserer Website verwendeten Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen. Dabei werden keine Daten an Google oder andere Schriftanbieter übertragen. Ausgenommen ist das reCAPTCHA-Element (Abschnitt 8).

11. Empfänger personenbezogener Daten

Ihre Daten geben wir nur weiter, soweit dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist, insbesondere an unsere Hosting- und E-Mail-Anbieter sowie an Google (für reCAPTCHA auf der Kontaktseite auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, im Übrigen nur im Rahmen Ihrer Einwilligung). Darüber hinaus übermitteln wir Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten nicht.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@qsmartgmbh.de.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

14. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die in Abschnitt 2 genannten Daten kann die Website jedoch nicht ausgeliefert werden, und ohne Ihre Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage nicht beantworten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Stand: November 2026. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.